В предыдущей статье была описана первая из четырех основных функциональных областей логистики — транспортно-экспедиционная функция. Следующей по значимости является функция организации снабжения или управления закупками.
Работа любой компании во многом зависит от наличия сырья, расходных материалов, комплектующих, запчастей и прочих товаров и услуг, которые поставляют другие предприятия. Деятельность по организации снабжения или управлению закупками направлена на то, чтобы обеспечить получение всего вышеуказанного в нужном количестве, нужного качества, в нужное время, в нужном месте и по выгодной цене.
Организацию снабжения можно рассматривать в двух аспектах: оперативном и системном.
Оперативный аспект
— это ежедневная деятельность, направленная на недопущение дефицита товаров или услуг, то есть материальных и нематериальных ресурсов требуемого количества и качества, необходимых для бесперебойной деятельности компании. Несвоевременная поставка может привести к невыполнению обязательств перед конечным потребителем. Показателем хорошей работы службы снабжения зачастую служит отсутствие претензий у потребителя, и в большинстве компаний ничего большего, чем «борьба с дефицитом», от службы логистики и не требуют.
Системный аспект
— это процесс управления закупками, выстраивание связей и взаимодействие с другими отделами компании, внешними поставщиками, учет потребностей и запросов конечного потребителя, стратегическое планирование, разработка новых закупочных схем и методов и прочее. Потенциал системного аспекта организации снабжения очень велик. Но реализация этого потенциала зависит от способности руководства компании эффективно распределять корпоративные ресурсы и относиться к функции снабжения не только как к средству латания дыр.
Касаясь терминологии, можно отметить, что за рубежом сфера деятельности по обеспечению фирмы-производителя или торговой компании необходимыми видами материальных ресурсов или готовой продукции традиционно называется Purchasing или Procurement — то есть «закупки» или «снабжение». Аналогичная область деятельности в отечественной практике до сих пор нередко называется «материально–техническое снабжение» или «материально–техническое обеспечение». Лишь в последние годы эту область деятельности стали определять как «закупочную логистику».
На сегодняшний день не существует устоявшейся терминологии и однозначной привязки каждого из таких терминов, как «закупка», «поставка», «снабжение», «обеспечение сырьем и материалами», к конкретному процессу. Часто «закупкой» называют разовую сделку по приобретению необходимого сырья, материалов или товаров, что отвечает оперативному аспекту деятельности службы закупок компании. Термином же «снабжение» описывается весь процесс закупочной деятельности в целом: выявление необходимости в материалах, сырье и услугах, поиск, анализ и выбор поставщиков, развитие отношений с ними, переговоры по цене, качеству и прочим условиям, контроль качества поставляемой продукции и прочее, что отвечает системному аспекту деятельности.
Управление всем входящим материальным потоком (материальными ресурсами, комплектующими и товарами), поступающим в компанию, часто называют «снабженческим (материальным) менеджментом», под которым понимаются:
- Планирование и контроль поставок.
- Закупки.
- Приемка и контроль качества.
- Хранение и отпуск на производство или реализацию.
- Распоряжение невостребованными или некачественными остатками.
- Утилизация отходов производства.
Для описания процессов закупки в сочетании с планированием и контролем поставок пользуются термином «управление закупками».
Управление закупками
— область деятельности, в результате которой компания приобретает необходимые товары и услуги. Процесс закупки представляет собой организованное приобретение продукции для дальнейшей переработки или перепродажи в зависимости от рода деятельности компании — торговой или производственной.
Деятельность логистического подразделения, отвечающего за закупки, включает решение следующих задач:
- определение потребности в материальных ресурсах;
- поиск потенциальных поставщиков;
- выбор поставщика на альтернативной основе;
- выбор метода закупки;
- установление приемлемой цены, условий оплаты и условий поставки;
- мониторинг поставляемого товара до момента его доставки;
- оценка поставляемой продукции, поставщика и услуг.
При этом преследуются следующие цели:
A. Приобретение товара по наиболее выгодной цене, при оптимальных условиях поставки и оплаты.
B. Обеспечение максимальных скидок за счет грамотно выстроенной политики закупок.
C. Снижение затрат и издержек, связанных с закупками.
Снижение закупочных цен на материальные ресурсы и товары позволит компании оставаться «в рынке», то есть продавать продукцию с прибылью, имея возможность без убытков варьировать цену реализации в зависимости от рыночной ситуации.
Оптимизация условий поставки и условий оплаты способна существенно сократить общие издержки и повысить эффективность закупок. Так, например, минимизация авансовых платежей, этапные частичные оплаты, отсрочки платежей — реальные пути снижения общих издержек. Если поставщик товара предлагает транспортные услуге по стоимости меньшей, чем транспортные компании, с которыми вы работаете, выбор условий поставки «до двери» снизит конечную цену товара.
При обеспечении максимальных скидок необходимо помнить о противоречиях в работе логистического подразделения, о которых говорилось в предыдущих статьях. Как правило, скидки даются поставщиками в зависимости от объема закупаемой продукции, что не всегда соответствует оптимальным товарным партиям, складским ресурсам и свободным оборотным средствам компании.
Блок очередных целей логистического менеджмента выглядит так:
D. Обеспечение высокой оборачиваемости товарных запасов.
E. Гарантированная доставка товаров к заданному времени.
F. Оптимизация товарных партий.
Высокую оборачиваемость обеспечивает один из главных постулатов логистики — товар должен быть поставлен в нужном количестве, в нужное время, в нужное место, с определенным качеством. Отсутствие товара в момент, когда на него имеется спрос, и поставка в период снижения или прекращения спроса ведут к росту товарных запасов и снижению оборачиваемости. Кроме того, несвоевременные поставки и неоптимальные размеры товарных партий увеличивают складские издержки и снижают уровень оборотных средств компании.
Следующей целью является:
G. Приобретение товара наилучшего качества.
Качество материалов, комплектующих, товаров и услуг напрямую определяет конкурентоспособность компании на рынке и косвенным образом сказывается на логистических издержках, поскольку затраты компании на доведение качества до приемлемого уровня могут быть весьма значительны.
Далее, огромное значение имеют:
H. Взаимодействие только с надежными поставщиками.
I. Поддержание партнерских отношений с надежными поставщиками.
Эффективность службы логистики в области закупок во многом определяется надежностью поставщиков. Срыв сроков поставки, поставка товаров ненадлежащего качества, недопоставка, изменение договорной цены в процессе поставки — вот основные риски при работе с ненадежным поставщиком. Поэтому при выборе контрагента необходимо проводить тщательный анализ по нескольким критериям, каковыми могут быть: качество предлагаемой продукции, возможность своевременной доставки, цена, сервис и другие. С хорошо зарекомендовавшими себя поставщиками целесообразно устанавливать партнерские отношения, выходящие за рамки подписанных контрактов. Это может очень положительно сказаться на решении многих сложных и спорных вопросов в будущем.
Необходимы:
J. Постоянное взаимодействие с другими подразделениями компании.
K. Организация работы в соответствии с корпоративными целями и логистической стратегией компании.
Ранее подробно говорилось о взаимодействии логистических подразделений компании с другими подразделениями, конфликте интересов и соответствии целям компании. Все это в полной мере касается и специалистов, занимающихся закупками. Актуальная информация о графиках поставок для склада и отдела продаж, графиках платежей для финансового подразделения, обобщенная информация для топ-менеджмента, координация закупок с бюджетом компании и планами продаж — все это должно быть основным правилом работы специалистов, отвечающих за управление закупками.
Желательно:
L. Автоматизировать учет приобретаемых товаров и запасов.
Ни для кого не секрет, что автоматизация любых управленческих процессов — это повышение их эффективности. В полной мере это относится и к закупкам. Автоматизация приходно-расходных операций, непрерывное наличие актуальной информации по остаткам на складе позволяют прогнозировать поставки и оперативно принимать решения о закупке тех или иных материальных ресурсов.
Следует наладить систему:
M. Повышения квалификации, мотивирования и стимулирования деятельности специалистов, занятых в снабжении и закупке.
Высокой эффективности и максимальной отдачи можно ожидать только от персонала, обладающего высокой квалификацией, профессиональными знаниями и навыками, а также мотивированного на выполнение своих обязанностей с наибольшей пользой для компании. Поэтому одной из важнейших задач логистического менеджмента является повышение профессионального уровня сотрудников путем обучения, тренингов, переподготовки и создания мотивационных и стимулирующих рычагов для максимально эффективной работы подразделения, отвечающего за закупки.
Какие же основные функции выполняет подразделение, занимающееся закупками, и как оно взаимодействует с другими функциональными подразделениями компании? Работа здесь идет по следующей схеме:
-
Определение потребности в материальных ресурсах.
Как правило, эта информация является результатом совместной работы подразделений закупок, маркетинга и продаж, производства, склада, операционно-аналитической службы и финансового департамента. -
Поиск поставщиков, анализ данных, выбор поставщиков.
Эта функция подразумевает тщательное исследование рынка поставщиков интересующей продукции, поиск поставщиков, наиболее отвечающих критериям «цена/качество/надежность/сроки». Кроме того, необходимо учитывать деловую репутацию, месторасположение, финансовую устойчивость, опыт работы на рынке и огромное количество других факторов. -
Определение условий поставки и оплаты
: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия поставки, формы и условия оплаты, возможность получения отсрочек платежа, скидки, гарантийные обязательства, послегарантийный сервис, техническая и маркетинговая поддержка продукции производителем и прочее. -
Заключение договоров и контроль исполнения.
Данная функция выполняется при тесном сотрудничестве с юридическими и финансовыми службами компании, поскольку крайне важно зафиксировать в договоре все интересы компании и описать возможные нештатные ситуации, включая санкции за нарушение условий договора. Особенно следует отметить согласование с финансистами момента перехода права собственности на товар, что очень важно для бухгалтерского и налогового учета. -
Получение материальных ресурсов, проверка поступающей продукции и подтверждение качества.
Эта функция включает обработку поступающего материального потока, его идентификацию для целей учета, проверку количества и качества, контроль соответствия договору поставки, отгрузочным документам и сертификатам. -
Подготовка необходимых отчетов и документов по поставке и передача их в бухгалтерию.
Этот этап необходим для корректного формирования бухгалтерией входной цены на товар и крайне важен для недопущения ошибок в материальном учете. -
Обратная связь с поставщиком.
Поставщик должен быть проинформирован о результатах состоявшейся поставки, количестве и качестве поступившей продукции. Должны быть найдены пути урегулирования претензий компании в случае их наличия.
Таким образом, следуя вышеописанным целям и безусловно выполняя перечисленные функции, логистическое подразделение компании, отвечающее за закупки, обеспечивает бесперебойное и эффективное функционирование компании и повышает ее конкурентоспособность на рынке товаров и услуг.
Андрей Ломтев, заместитель генерального директора УКЦ «УНИВЕРСИТЕТ КЛИМАТА»