Продолжая тему практического применения логистических подходов и оптимизации работы логистических подразделений компании, начатую в предыдущих номерах журнала «Мир климата», на примере доставки партии кондиционеров из Китая подробно рассмотрим все этапы перевозки, а также некоторые ключевые моменты, влияющие на «эффективную» стоимость перевозки, особенности терминологии и специфику поведения участников этого процесса.
В качестве небольшого отступления следует отметить, что решением конкретных логистических задач зачастую занимаются вчерашние выпускники вузов, в лучшем случае окончившие дополнительные профильные курсы или семинары. При этом преподавание логистических дисциплин, как правило, строится исключительно на теоретических определениях, классификациях, терминологии, истории предмета, без учета практического опыта, что, к сожалению, не позволяет молодым специалистам успешно решать практические задачи логистики.
Итак, партия кондиционеров, заказанная у производителя в Китае, изготовлена (о чем получено соответствующее официальное уведомление производителя) и ее нужно привезти на склад компании — участника ВЭД в России. Как же реально это происходит?
Задачей работника логистического подразделения является построение эффективной логистической цепочки, обеспечивающей доставку груза с минимальными издержками за допустимое время и с высокой надежностью (сохранностью груза). Эта задача решается следующим образом:
Во-первых, необходимо проанализировать возможные порты отправления, находящиеся поблизости от склада готовой продукции производителя. Стоимость транспортировки морского контейнера от порта до склада и обратно не входит в стоимость фрахта и повлияет на «эффективную» стоимость перевозки. Как правило, производственные мощности китайских производителей находятся в зоне обслуживания нескольких речных и морских портов, поэтому всегда есть возможность выбора наиболее подходящего. Здесь может пригодиться приблизительная оценка дополнительных затрат на транспортировку контейнера из порта до склада и обратно — они составят примерно 1 долл. США/1 км пути. Если расстояние от порта до склада, например, 60 км — можно закладывать дополнительные затраты на уровне 120 долл. США.
Во-вторых, выбрать порты назначения с учетом возможной дальнейшей транспортировки товара или морского контейнера до пункта таможенного оформления в России и склада компании.
В-третьих, определить вид и размер морского контейнера, необходимого для перевозки партии кондиционеров. Для удешевления транспортировки обычно перевозки осуществляются контейнерами наибольшей вместимости — 40HC (High Cube) или 45НС. Конечно, если партия товара небольшая, то нужно выбирать контейнер меньшего размера. Вместимость контейнеров различного типа можно узнать на интернет-сайте любой морской линии и многих транспортных компаний.
Наконец, в четвертых, проанализировать ставки фрахта различных морских линий между портами отправления и назначения, не забывая о дополнительных сборах и платежах, влияющих на «эффективную» стоимость перевозки, и выбрать оптимальную схему транспортировки по критериям «стоимость — время — надежность».
После того как с помощью вышеописанного алгоритма выбраны порт отправления, порт назначения и морская линия, наступает этап «букинга» (от англ. «booking» — «заказ», «бронирование», «резервирование»). В этом процессе участвуют три стороны:
- компания — участник ВЭД, разместившая заказ на кондиционеры (назовем ее покупатель);
- отправитель груза, которым, как правило, является логистическое подразделение предприятия — производителя товара;
- морская линия в лице ее агента или экспедитора в выбранном порту отправления или в регионе дислокации предприятия-производителя товара.
Чтобы правильно «связать» эти три стороны в процессе бронирования услуг на перевозку, покупатель должен направить агенту линии заявку на перевозку (букинг), содержащую следующие сведения:
- контакты отправителя (название предприятия, адрес склада) с указанием имени конкретного лица, отвечающего за отгрузку партии товара, номера его телефона и адреса электронной почты;
- наименование порта отправления и условия поставки по ИНКОТЕРМС, например FOB Ningbo;
- тип и размер контейнера;
- порт назначения;
- вес, габариты упаковочных мест и описание товара;
- номер заказа и дата готовности груза к погрузке в контейнер.
Данные покупателя, как правило, имеются у отправителя груза в вышеупомянутом заказе, но для большей надежности не повредит продублировать эти данные в букинге, а именно: наименование компании, ее фактический адрес, имя ответственного лица, его телефон и адрес электронной почты.
Этой информации в большинстве случаев достаточно, чтобы однозначно идентифицировать партию кондиционеров, подлежащую отгрузке.
После этого необходимо отправить письмо отправителю, содержащее полную информацию об агенте или экспедиторе, которому поручено осуществление перевозки, включая наименование компании, адрес, имя конкретного лица, номер его телефона и адрес электронной почты. Таким образом, все участники процесса обеспечены всей необходимой информацией.
Далее между отправителем и агентом оформляется так называемый Shipping Order — первичный документ, содержащий все необходимые данные о грузе и служащий основанием для его приемки на судно. Агент забирает в порту порожний контейнер, доставляет его до ворот завода (склада) отправителя, по завершению загрузки транспортирует загруженный контейнер в порт отправления, оформляет необходимые экспортные документы, после чего контейнер ставится на борт судна и оформляется коносамент (Bill Of Lading, B/L).
Стоимость подъема контейнера на борт судна, если это не входит в тариф фрахта, составляет примерно 150 долл. США для 20-футового контейнера и 270–300 долл. США для 40-футового.
В интересах покупателя на этом этапе как можно раньше получить от отправителя копию коносамента для исправления возможных ошибок и внесения необходимых изменений. В идеале черновик коносамента должен быть согласован с покупателем до загрузки товара в контейнер и размещения его на борту судна.
Таможенное оформление может производиться как самим отправителем, так и агентом через таможенного брокера — этот вопрос должен быть заранее оговорен между покупателем и отправителем, поскольку дополнительные затраты могут составить от 50 до 200 долл. США в зависимости от содержания экспортной декларации. Копия экспортной декларации понадобится покупателю при таможенном оформлении в России, поэтому предоставление такой копии должно быть безусловным требованием к отправителю.
Особо хочется отметить, что за загрузку контейнера отвечает отправитель, а агент в лучшем случае лишь присутствует во время загрузки. Существенную помощь может оказать присутствие независимого сюрвейера (эксперта), наблюдающего за процессом загрузки контейнера, отчет (рапорт) которого позволит однозначно зафиксировать количество загруженного товара, качество упаковки, состояние товара на момент загрузки, правильно ли товар уложен в контейнере, а также качество его крепления внутри контейнера, если это необходимо. В противном случае иногда очень трудно бывает определить виновную сторону при пропаже, порче или хищении товара. Стоимость услуг сюрвейера зависит от объема товара, его инвойсной стоимости и составляет относительно небольшую часть стоимости груза. Присутствие сюрвейера может оговариваться страховой компанией, страхующей перевозку, в случае если стоимость груза велика.
Особое внимание покупателю следует обратить на своевременность страхования груза, поскольку элементарная забывчивость может обернуться существенными материальными потерями.
Следующий этап перевозки — перемещение контейнера между портами отправления и назначения — зависит только от работы морской линии. Время, которое контейнер проведет в пути, необходимо использовать для подготовки к следующим этапам перевозки: транспортировке контейнера или груза к месту таможенного оформления и таможенной очистке груза. С учетом доставки контейнера в порт назначения фидерными (контейнерными) линиями время в пути может достигать 45–50 дней. Современные системы отслеживания грузов позволяют по номеру коносамента, номеру контейнера или букинга узнавать в реальном времени местонахождение контейнера и ориентировочную дату прибытия в порт назначения. Такой сервис бесплатно предоставляют большинство морских линий, и воспользоваться им можно через их интернет-сайты.
До момента прибытия контейнера в порт назначения покупатель должен получить от отправителя оригиналы коносамента или так называемый телекс-релиз (telex release) — внутренний документ морской линии, который подтверждает, что груз может быть получен без предоставления оригинала коносамента. Передача телекс-релиза осуществляется по внутренним каналам линии или по электронной почте. Эти документы будут необходимы экспедитору для получения контейнера в порту назначения.
Кроме того, полезно проверить текущие ставки за транспортировку контейнера из порта назначения к месту таможенного оформления и разгрузки, поскольку за 1,5–2 месяца нахождения груза в пути стоимость услуг может измениться как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения. При необходимости еще есть время скорректировать логистическую цепочку, заменив экспедитора, доставляющего контейнер до места, или договориться об изменении стоимости услуг.
По прибытии контейнера в порт назначения экспедитор, указанный в коносаменте как Notify Party, получает соответствующее уведомление от портовых служб и после прохождения таможенных формальностей в порту оформляет транзитные и путевые документы (TIR и CMR) для дальнейшей перевозки контейнера к месту таможенного оформления и разгрузки.
Для правильного оформления транзитных и путевых документов покупатель обязан заранее предоставить экспедитору:
- инвойс и упаковочный лист на груз;
- описание товара с кодами ТН ВЭД;
- инструкцию по заполнению CMR, включая код и название таможенного поста;
- адрес и название склада временного хранения (СВХ), где будет производиться таможенное оформление;
- номер и дату таможенной лицензии СВХ;
- адрес места разгрузки;
- инструкцию для водителя (схемы проезда, номера телефонов и имена ответственных лиц).
В свою очередь, экспедитор обязательно должен отправить покупателю черновики TIR и CMR с приложенным инвойсом и упаковочным листом для проверки и подтверждения правильности заполнения. Это позволит избежать недоразумений и конфликтных ситуаций в пути и по прибытии контейнера на российскую таможню.
Сейчас мы не будем подробно останавливаться на содержании и особенностях оформления TIR и CMR. Возможно, это будет темой одной из следующих статей.
Портовые сборы в европейских портах за разгрузку, перемещение контейнера по территории порта, таможенные формальности и погрузку на контейнеровоз могут составлять для 40-футового контейнера от 200 до 300 евро, и важно очень четко понимать, какие из них входят в стоимость фрахта, а какие нет. Кроме того, в случае расхождения веса груза в коносаменте и документах на груз (инвойс, упаковочный лист) таможня может потребовать взвесить контейнер, что обойдется еще в 150 евро.
За время следующего этапа (перемещение контейнера между портом назначения и СВХ) покупатель должен подготовить копии всех необходимых документов для таможенного оформления товара. А именно: контракта с отправителем; заказа; инвойса; упаковочного листа; описания товара с фотографиями и кодами ТН ВЭД; платежных документов, подтверждающих оплату товара в случае авансовых платежей; договор с экспедитором или перевозчиком; коносамента; счета за транспортные услуги и страхование; сертификатов происхождения, безопасности и соответствия. Кроме того, необходимо также перечислить на счета таможенных органов денежные средства для уплаты таможенных сборов, пошлин и НДС. Для экономии времени при таможенном оформлении перечень документов, их форму и содержание лучше согласовать с таможенным брокером или работниками таможни заранее.
Завершающий этап — это разгрузка партии товара на складе покупателя. Здесь производится приемка товара по количеству и качеству, то есть проверяется соответствие фактического количества инвойсу и упаковочному листу, а также состояние товара на момент выгрузки. Вскрытие контейнера работниками склада и приемка товара должны происходить в присутствии водителя, который является полномочным представителем экспедитора. Это необходимо для оформления соответствующих документов в случае повреждения, порчи или недостачи товара.
Особое внимание следует обратить на необходимость уборки контейнера после выгрузки товара — в нем не должно оставаться мусора, остатков упаковки или крепежа, поскольку существует обязательное условие выдачи и возврата контейнера в чистом виде. Если при приемке порожнего контейнера он окажется неубранным, морская линия может выставить экспедитору штраф в размере 150–200 евро, который, безусловно, будет перевыставлен на покупателя.
Не нужно забывать и о дополнительной оплате за простой автотранспорта. На сегодняшний день стандартными условиями автоперевозок предусматривается 3 бесплатных дня простоя: 1 день — для погрузки, 1 день — для таможенного оформления и 1 день — для разгрузки. Оплата за дополнительные дни простоя может составлять от 100 долларов США до 150 евро в день в зависимости от тарифов транспортной компании.
Описанный алгоритм работы сотрудника логистического подразделения компании-импортера ни в коей мере не претендует на полноту и оптимальность — это всего лишь один из многих вариантов доставки грузов. Существует множество вариантов решения логистических задач, связанных со спецификой разных стран, особенностей местных законов, касающихся экспорта, импорта или транзита товаров, ограничений налагаемых характеристиками товара, видами транспорта, способами упаковки. Используя только теорию логистики, невозможно учесть все нюансы этой работы. Лишь опыт, нарабатываемый реальной повседневной практикой, дает возможность обеспечить оптимальное построение логистических цепочек, обеспечивающих оптимальный результат по критериям «затраты — время — надежность».
В следующей статье будут подробно описаны путевые и транзитные документы, сопровождающие груз, и ряд моментов, связанный с процедурой их оформления.
Андрей Ломтев, заместитель генерального директора УКЦ «УНИВЕРСИТЕТ КЛИМАТА»